В случае утраты работником документа, предоставляющего ему определённые права и обязанности, возникает необходимость его восстановления. Для этого работник должен обратиться в отдел кадров (ОК) с письменным заявлением о выдаче дубликата утраченного документа.

Отдел кадров, руководствуясь статьёй 62 Трудового кодекса Российской Федерации, изготавливает дубликат документа и выдаёт его работнику в течение трёх дней после получения соответствующего заявления. Однако в некоторых случаях срок изготовления дубликата может быть увеличен, если это предусмотрено локальными нормативными актами организации.

Если работнику требуется нотариально заверенный экземпляр документа, отдел кадров может отказать в его предоставлении, если это не предусмотрено внутренними документами организации. В таком случае работник может обратиться к нотариусу самостоятельно для заверения дубликата документа.

Изготовленный дубликат документа не отличается от оригинала по своему содержанию. Единственные отличия — это новый порядковый номер и дата документа. Кроме того, на документе проставляется штамп «Дубликат» и печать организации. Подпись руководителя организации заверяет подлинность документа. Выданный дубликат обладает такой же юридической силой, как и оригинал.