В процессе оформления трудовых отношений между работником и работодателем заключается трудовой договор, который регламентирует права и обязанности обеих сторон. В случае отсутствия такого документа, организация может быть привлечена к ответственности в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ.

В случае утраты договора необходимо восстановить его. Законодательство не содержит чётких указаний относительно процедуры восстановления утраченного документа, поэтому организация может разработать собственный локальный нормативный акт, регулирующий этот процесс.

При утере договора работодателем, необходимо предпринять следующие действия:

1. Подготовить два экземпляра договора. Один из них остаётся у работодателя, а второй передаётся работнику.

2. Разработать процедуру восстановления утраченного документа.

3. Выполнить необходимые действия в соответствии с разработанной процедурой.

Организация может самостоятельно определить порядок восстановления договора, но обычно он включает в себя следующие этапы: В целях воссоздания документа используется экземпляр, принадлежащий работнику. Руководство организации обращается к работнику с просьбой предоставить свой экземпляр. На основании полученного от работника договора изготавливается дубликат, а оригинал возвращается работнику.

Законодательные акты не устанавливают временных рамок, в течение которых организация обязана восстановить утерянный документ. Во избежание недоразумений рекомендуется включить в локальные нормативные документы процедуру восстановления и сроки возврата оригинала работнику. В стандартных ситуациях восстановление занимает не более одного дня.

В случае утраты обоих экземпляров — как работодателя, так и работника — требуется заключение нового договора. При подписании нового соглашения используются данные, указанные в карточке Т-2. Для указания даты подписания используется текущая дата, а для приёма — фактическая дата. В новом договоре должно быть указано, что он заключён вместо утерянного документа.